"Necesitamos un kick-off para nuestro proceso de cambio, preferentemente algo interactivo pero muchos participantes sólo podrán participar virtualmente – pero eso no está mal, pueden tan sólo desconectarse para la parte interactiva. Lo principal es que todos tengan la información”
Así es como uno de nuestros clientes nos encomendó la tarea. “Un momento” pensamos. Eso no puede estar bien. Si estos colegas que participan virtualmente no están durante la parte del workshop perderemos su perspectiva y no podremos llegar a ellos para obtener su aceptación del proceso de cambio. Tiene que haber otra forma.
Pero primero que todo, ¿cuál es la situación exacta? En una sala de reuniones enorme, 70 líderes de diferentes áreas de la empresa se reunieron. Otros 25 líderes se unieron a través de Skype. En unas pocas semanas, estos líderes, mayormente con una vasta variedad de intereses, necesitan armar un programa de reestructuración a través de diferentes áreas de negocios y ahorrar millones. La colaboración constructiva es importante y sobre todo un entendimiento común de los que es la “colaboración constructiva”.
El lanzamiento comienza con una declaración certera del Comité de Dirección. El equipo se ha comprometido con los resultados; la situación nuevamente es explicada en detalle y se enfatiza la importancia de esta medida. Los líderes presentes escuchan atentamente. Hay mucho de que enterarse por primera vez hoy. Al mismo tiempo, la cámara apunta al Comité de Dirección. El video del discurso es transmitido en vivo en la conferencia de Skype. En una pantalla dividida, los participantes online pueden ver tanto a los miembros del Comité como la presentación. Al finalizar el discurso, hay tiempo para preguntas. Algunos participantes levantan su mano. Los participantes en la conferencia de Skype escriben sus preguntas en el chat. Un facilitador las recolecta y enciende el micrófono para el participante virtual que pregunta.
Lo mismo se aplica a la presentación del director del proyecto. Los participantes en la sala pueden experimentar la misma calidad del evento que los participantes virtuales. El éxito se puede ver inmediatamente: ni uno de los participantes virtuales deja la conferencia temprano.
Ahora deben dividirse en grupos de trabajo. En ocho pequeños grupos, los participantes discuten la naturaleza de la cooperación y desarrollan criterios de pasa o no pasa para diferentes títulos. A partir de aquí, tres facilitadores de Movendo apoyan la actividad. Mientras que dos consultores de Movendo presentan la actividad a los participantes en la sala y dividen a los grupos, otro consultor de Movendo se hace cargo del grupo virtual. Se muestra el mismo contenido y la estructura de la tarea se coloca en tableros y se muestra en una pizarra virtual. Ocho grupos trabajan en paralelo, siete en una sala, uno en su conferencia de Skype.
Casi 100 personas de todo el mundo discuten el marco de su cooperación, todos están plenamente involucrados, todos se convierten en parte del resultado. Al final, un participante en el grupo virtual presenta el resultado de su trabajo, mientras que la pizarra de la conferencia de Skype se muestra en la pantalla de la sala. Después, los siete grupos en la sala muestran sus tableros y son filmados. Los colegas que asisten en línea pueden escuchar todo en vivo.
Nuestro cliente se sorprende: con medios sencillos hemos logrado involucrar a todos los colegas de forma interactiva y no degradarlos a espectadores. Estamos convencidos de que todo puede ser posible en un espacio virtual. Solamente no te rindas demasiado pronto.
