"Precisamos de algo para o kick off do nosso processo de mudança, de preferência algo interativo. Porém, grande parte dos colaboradores somente poderão participar de forma virtual. Se for preciso eles podem ficar offline para a parte interativa. O principal é que eles tenham acesso às mesmas informações."
Foi assim que um de nossos clientes formulou o briefing. "Calma aí!", pensávamos. Isso não pode estar certo. Se os colaboradores que estarão de forma virtual não puderem participar do workshop perderemos o ponto de vista de cada um, e dificilmente poderemos obter sua adesão ao processo de mudança. Deveria haver um outro jeito.
Mas, antes de tudo, qual era o cenário?
Em uma grande sala de reuniões, 70 líderes de diferentes áreas da empresa se reúnem. Outros 25 líderes se conectam via Skype. Em apenas algumas semanas, todos estes líderes – com uma grande variedade de interesses pessoais e profissionais – precisarão estabelecer um programa de reestruturação em diferentes áreas de negócios e economizar milhões de dólares. A colaboração coletiva é importante e, antes de tudo, a compreensão comum do que deveria ser essa tal "colaboração coletiva".
O kick-off começou com uma fala clara e direta do CEO. Os objetivos principais foram divulgados. A situação foi explicada em detalhes e a importância dessa medida foi diversas vezes enfatizada. Os líderes ouviram atentamente. Muita coisa somente foi revelada durante o próprio kick-off. Tudo foi transmitido ao vivo via Skype. Em uma tela compartilhada, os participantes online puderam acompanhar toda a apresentação. No final do discurso: uma sessão de perguntas e respostas. Alguns participantes levantam a mão na sala. Os participantes da conferência do Skype escrevem suas perguntas no chat. Um facilitador os coleta e, em seguida, liga o microfone para o participante remoto com a pergunta.
Depois do CEO, foi a vez do Gerente do Projeto. Os participantes da sala puderam experimentar a mesma qualidade do evento que os participantes remotos. O sucesso pôde ser visto imediatamente: nenhum dos participantes remotos saiu da conferência mais cedo.
Logo em seguida: grupos de trabalho. Em oito pequenos grupos, os participantes discutiram a natureza da colaboração e escrevam seus Go’s e No-Go’s de forma concreta. A partir daqui, 03 facilitadores da Movendo conduziram a atividade. Enquanto 02 consultores apresentaram a atividade na sala, outro consultor da Movendo assumiu a condução do grupo virtual. O mesmo conteúdo foi mostrado e a estrutura da tarefa foi colocada em flipcharts e também no quadro branco virtual. Todos os 08 grupos trabalharam em paralelo, 07 na sala de aula presencial e 01 via Skype.
Quase 100 pessoas, de diversas partes do mundo, discutiram sobre a estrutura da colaboração. Todos se tornaram parte do resultado. No final, um participante do grupo virtual apresentou o resultado do seu grupo, enquanto o quadro branco virtual foi mostrado para os participantes do workshop presencial. Posteriormente, os sete grupos presenciais mostraram suas folhas de flipchart. Os colegas que estão online puderam ver e ouvir tudo, ao vivo.
No final: um cliente bastante surpreso. Com meios simples conseguimos envolver todos os participantes de maneira interativa e evitamos rebaixá-los a meros espectadores. Estamos convencidos de que tudo pode ser possível em um workshop virtual. Apenas não desista cedo demais.
